Para aumentar o nível de serviço ao cliente interno e dar uma boa experiência de usuário, devemos:

• Implementar soluções que automatizem a geração da requisição de compras.
• Implementar catálogos para que a experiência seja otimizada, além de reduzir erros e tempo de ciclo de pedido.
• Visibilidade. Dar ao requisitante meios de rastrear seus pedidos, orçamento e KPIs e forma simples e intuitiva por meio de dashboards.

Tipicamente sabemos que backlogs surgem em período de picos de demanda, falhas de planejamento ou em período de redução de times. Sempre devemos atacar a causa raiz, mas precisamos também cuidar dos efeitos e para tanto, a SABB recomenda uma abordagem em 3 passos:

• Analisar toda a base de demandas não atendidas, consolidando-a e verificando o que ainda é necessário. Solicitar o cancelamento das requisições que perderam sua necessidade. 
• Daquilo que sobrar, e considerando que não há contratos/catálogos que cubram tais demandas, o melhor a se fazer é utilizar compras históricas recentes validando com o fornecedor se as condições comerciais seguem válidas e se possuem estoque. 
• Para a demanda remanscente, o serviço de alocação de temporários é o mais aderente, pois eles se adaptam melhor que o modelo de BPO via centrais de compas. Primeiro por ficarem alocados no cliente, com facilidade para treinamento, retirar dúvidas e etc. Importante que o time alocado tenha interlocução direta com a gestão do prestador de serviço para, eventualmente, utilizar catálogos pré-negociados.

Para o caso de aumento de demanda, mas de forma continuada, o melhor caminho é pensar numa consultoria para criação de catálogos para toda a curva C e B, estruturação de contratos para serviços recorrentes e para o legado spot, contar com um BPO via central de compras. 

Para melhorar a conformidade nas compras, é fundamental seguir os passos mínimos abaixo:

• Estabeleça políticas e procedimentos claros e digitalize-os por meio de sistemas (ERP + eProcurement).
• Treine a equipe sobre as políticas e regulamentos.
• Homologue seus fornecedores de forma criteriosa e divulgue suas políticas (ética, anti corrupção, etc)
• Realize auditorias internas regularmente.
• Mantenha uma comunicação transparente.
• Esteja ciente das regulamentações externas.
• Revisar contratos periodicamente.
• Automatizar ao máximos processos operacionais

Não tem como pensar em visibilidade sem pensar na transformação digital da sua operação de compras. Os dados devem estar estruturados, mas se estiverem em meios físicos, ou espalhados em emails, intranets, etc, a visibilidade desejada não será conseguida. Centralizar as compras em ferramentas corporativas estruturadas (cada vez mais baratas) é mandatório. 
Na sequencia deve-se definir quais SLA e KPI serão acompanhados, como serão medidos e seus responsáveis. Com tais definições tomados e um conjunto de sistemas que se conversam, o desafio da visibilidade será mais facilmente atingido. 

Para mitigar riscos e melhorar relações com fornecedores, avalie-os cuidadosamente desde a mobilização até a desmobilização, tenha contratos sólidos, diversifique fornecedores e monitore o desempenho. Mantenha a comunicação aberta e rastreável, busque parcerias de longo prazo, pague pontualmente, ofereça feedback construtivo, negocie de forma justa, colabore para inovação e resolva conflitos construtivamente. Essas estratégias fortalecem a gestão de fornecedores e a proteção de riscos nas compras.

Utilize as ferramentas para redução de compras spot:

• Implantação de contratos de fornecimento ou catálogos eletrônicos
• Tenha uma base de dados estruturada e saneada
• Utilize sistemas integrados
• Automatize seus processos por meio de algoritmos de inteligência artificial ou, caso não tenha conhecimento ou orçamento, opte pela terceirização de compras de baixo valor e/ou complexidade.

Para reduzir o tempo do ciclo de compras e melhorar os resultados financeiros simultaneamente:

• Automatize processos para eliminar tarefas manuais.
• Implemente a metodologia de Strategic Sourcing, pelo menos para as categorias mais estratégicas.
• Negocie aumento de prazos de pagamento conforme sua política de recebimentos
• Análise custo de capital
• Gerencie estoque de forma eficiente.
• Melhore seu processo de planejamento de demanda. Conforme avanço, sua empresa poderá chegar a um nível de compras preditivas, que tornarão o cycle time próximo a zero.
• Utilize análises de dados (analytics) para otimização de decisões de negócios.
• Avalie o desempenho regularmente.
• Capacitar a equipe com treinamento relevante. 

Essas ações agilizam o ciclo de compras e melhoram a gestão financeira.